Anmeldung und Änderung Ihres Eintrags noch bis zum 09. Juni möglich.
1.2. Vertragspartner mit der Kulturnacht Ulm/Neu-Ulm GbR sind diejenigen Personen oder Einrichtungen, die die Anmeldung über das bereitgestellte Formular im Internet vorgenommen haben.
1.3. Haben Sie einen Beitrag angemeldet, treten Sie als Veranstalter auf und verpflichten sich u.a. folgende Veranstalterpflichten wahrzunehmen
Tipp! Suchen Sie für Ihren Beitrag noch Künstlerinnen, Künstler oder eine Einrichtung für eine Kooperation, können Sie im Kulturportal (www.kultur-in-ulm.de oder www.kultur-in-neu-ulm.de) unter „Marktplatz“ einen Sucheintrag vornehmen.
2. Ziele der Kulturnacht
2.1. Ziel der Kulturnacht ist es, dem Publikum vorwiegend ein Live-Programm zu bieten. Daher sollte auch Ihr Programmbeitrag möglichst eine (längere) Live-Darbietung beinhalten. Form und Dauer von Live-Darbietungen sind relevant für die Höhe der Aufwandsentschädigung.
2.2. Die Idee der Kulturnacht ist, dass sich die Ulmer und Neu-Ulmer Kulturszene dem Publikum in allen ihren Facetten vorstellt. Ihr Kulturnachtbeitrag sollte daher ein herausragendes Beispiel für Ihre künstlerische Tätigkeit darstellen.
2.3. Zugleich ist die Kulturnacht dazu gedacht, künstlerische Experimente an ungewöhnlichen Orten zu ermöglichen und spartenübergreifende Kooperationen einzugehen. Probieren Sie also auch Neues aus oder setzen Sie alte, schon lange gehegte Ideen um.
3. Programmzeit
3.1. Ziel ist es, dem Publikum ein möglichst durchgängiges Programm in der Kernzeit von 19 bis 1 Uhr zu bieten, wobei wir uns über längere Programmzeiten sehr freuen.
3.2. Bieten Sie ein Kinderprogramm am Nachmittag an, beginnen Sie bitte nicht vor 15 Uhr. So sollen zeitliche Überschneidungen mit dem Bambini-Laufprogramm unseres Partners „Einstein Marathon“ vermieden werden.
3.3. Bitte beachten Sie: Die Programmzeit ist der Zeitraum, in dem Sie ein künstlerisches Angebot zur Kulturnacht zeigen und ist nicht gleichzusetzen mit der generellen Öffnungszeit Ihrer Einrichtung (relevant insbesondere bei Cafés und Museen). Die Länge der Programmzeit ist relevant für die Höhe der Aufwandsentschädigung.
3.4. Im Interesse des ständig wechselnden Publikums ist es sinnvoll, die Programmdauer möglichst lang mit möglichst wenigen bzw. kurzen Pausen zu gestalten. Nur so haben die Besucher die Möglichkeit, ohne Zeitdruck zwischen den verschiedenen Spielorten zu pendeln.
Beispiel: Live-Darbietungen von ca. 20 Minuten Länge wiederholen sich den Abend über regelmäßig, die Pausen sind nicht länger als 15 min., sollten aber in jedem Fall in angemessenem Verhältnis zur Auftrittsdauer stehen.
4. Nutzung von öffentlichen Flächen und Ausschank
4.1. Planen Sie, öffentliche Plätze zu bespielen, stimmen Sie die Programmplanung bitte im Vorfeld mit unserem Organisationsteam ab.
4.2. Für die Nutzung öffentlicher Plätze benötigen Sie eine Genehmigung, die Sie im Rahmen der Kulturnacht zur ermäßigten Gebühr von 15€ erhalten. Die öffentliche Fläche ist jede Fläche außerhalb von Gebäuden, beinhaltet also auch den Bürgersteig. Wenn Sie bei der Anmeldung angeben, dass Sie öffentliche Flächen bespielen wollen, schicken wir Ihnen die entsprechenden Unterlagen zu. Fragen zur Sondernutzungsgenehmigung beantwortet Ihnen auch die Abteilung Bürgerdienste der Stadt Ulm, Tel.: 0731 – 161 3212, und für Neu Ulm der Fachbereich Sicherheit, Ordnung und Verkehr, Tel.: 0731 – 7050-324.
4.3. Der Ausschank von alkoholischen Getränken ist ebenfalls genehmigungspflichtig. Sie benötigen dafür eine Gestattung, die Sie im Rahmen der Kulturnacht ebenfalls zu einer ermäßigten Gebühr von 15€ erhalten können. Wenn Sie bei der Anmeldung angeben, dass Sie einen Ausschank von Alkoholika planen, schicken wir Ihnen die entsprechenden Unterlagen zu. Fragen zu gaststättenrechtlichen Konzessionen beantwortet Ihnen auch die Abteilung Bürgerdienste der Stadt Ulm, Tel.: 0731 – 161 3212.
5. Finanzierung
5.1. Die Kulturnacht wird ausschließlich aus Sponsorenmitteln und aus den Eintrittseinnahmen finanziert. Die Sponsoreneinnahmen dienen hauptsächlich der gemeinsamen Bewerbung der Veranstaltung, der Finanzierung von Shuttle-Service und zentraler Organisation. Ziel ist es, durch die Eintrittseinnahmen allen Mitwirkenden eine finanzielle Aufwandsentschädigung zu ermöglichen (vgl. Nr. 7).
5.2. Neben dem Einsatz der städtischen Mitarbeiterinnen der beiden Kulturämter basiert diese Veranstaltung aber vor allem auf dem großen ehrenamtlichen Einsatz der Mitwirkenden im Organisationsteam und bei jedem Veranstaltungsort. Die Kulturnacht ist keine Veranstaltung, bei der man einen großen finanziellen Gewinn machen, aber vielleicht neues Publikum und neue Kooperationspartner gewinnen kann. Die Kulturnacht ist vor allem auch eine Idee der Kulturschaffenden selbst und wird von diesen getragen. Beteiligen Sie sich also nur, wenn Sie damit leben können, an diesem Abend viel Aufwand und Spaß, aber nur überschaubare Einnahmen zu haben.
5.3. Die Mitwirkenden realisieren ihre Programmbeiträge (inkl. Gagen, Technik, Material, Gebühren und Abgaben) aus eigenen Mitteln.
6. Eintrittskontrolle/Eintrittsband-Verkauf vor Ort
6.1. Die Mitwirkenden verpflichten sich, am Eingang an Ihrem Veranstaltungsort während der gesamten Programmzeit (inkl. Pausen!) eine Eintrittskasse aufzustellen, diese mit ausreichend Personal ständig zu besetzen und Eintrittsbänder zu verkaufen sowie den Einlass zu kontrollieren. Jedes Eintrittsband, das verkauft wird, trägt dazu bei, dass die Veranstalter einen Teil ihrer Unkosten erstattet bekommen. Darüber hinaus bildet es die Grundlage für die Finanzierung der nächsten Kulturnacht und sichert somit die Zukunft des Projekts.
6.2. Die Mitwirkenden holen sich die von Ihnen benötigte Menge an Eintrittsbändern selbst gegen Unterschrift beim Organisationsteam der Kulturnacht ab.
6.3. Die Mitwirkenden verpflichten sich, nach Ende der Veranstaltung alle Einnahmen aus dem Verkauf der Eintrittsbänder zusammen mit dem Lieferschein und restlichen Bändern an das Organisationsteam zu übergeben.
6.4. Als Eintrittskarte dient ein Eintrittsband, das fest um das Handgelenk getragen werden muss und nicht übertragbar ist. Die Mitwirkenden verpflichten sich, darauf zu achten, dass Besucherinnen und Besucher das Band nicht lose bei sich tragen. Das Eintrittsband berechtigt zum Eintritt aller Veranstaltungsorte im Rahmen der Kulturnacht und zur kostenlosen Nutzung des Shuttle-Busverkehrs.
6.5. Die Mitwirkenden verkaufen an ihren Abendkassen nur Eintrittsbänder zum regulären Eintrittspreis und geben Freibänder für Behinderte (vgl. Punkt 6.6.) aus. Ermäßigte Eintrittsbänder sind nur an der zentralen Kasse am Münsterplatz erhältlich.
6.6. Der reguläre Eintrittspreis beträgt 9 €.
Freien Eintritt erhalten
Ermäßigten Eintritt zu 6 € erhalten an der zentralen Kasse am Münsterplatz
6.7. Ein zentraler Vorverkauf (Eintrittsbänder zum regulären Eintrittspreis) wird über die Kartenvorverkaufsstellen von traffiti SWU im ServiceCenter Neue Mitte und der Südwest Presse in der Frauenstraße 77 organisiert.
6.8. Von jedem verkauften Eintrittsband kommt 1 € der kulturellen Projektförderung beider Städte zugute.
6.9. Die Mitwirkenden verpflichten sich, beim Einlass nach 22 Uhr und beim Ausschank von alkoholischen Getränken die Bestimmungen des Jugendschutzes zu berücksichtigen. Bitte informieren Sie sich dazu im Vorfeld auf den Websiten der Kulturnacht.
6.10. Die Mitwirkenden erklären sich damit einverstanden, dass das Organisationsteam die Einlasskontrolle und den Verkauf von Eintrittsbändern vor Ort durch ein Team von zivilen Mitarbeitern in Stichproben kontrolliert. Wird die Einlasskontrolle an einem Veranstaltungsort überhaupt nicht oder zu bestimmten Zeiten nachlässig durchgeführt, verliert der Veranstalter das Recht, an der Ausschüttung zu partizipieren. Darüberhinaus kann dem Veranstalter bei besonders schwerwiegenden Verstößen gegen die Regeln der Kulturnacht die Teilnahme an der Kulturnacht im folgenden Jahr verwehrt werden.
7. Aufwandsentschädigungen
7.1. Wir möchten Sie bei Ihrem Programmbeitrag mit einer Aufwandsentschädigung unterstützen, in dem Maße, wie es das Budget der Kulturnacht zulässt.
7.2. Die Mitwirkenden haben keinen Anspruch auf Auszahlung einer Aufwandsentschädigung. Eine Auszahlung ist nur möglich, wenn die Eintrittseinnahmen und Sponsorengelder die Ausgaben der zentralen Organisation übersteigen. Das Organisationsteam verpflichtet sich dazu, die Ausgaben in einem angemessenen Rahmen zu halten. Ein möglicher Überschuss bei den Einnahmen kann auch zur Finanzierung der nächsten Kulturnacht verwendet werden.
7.3. Die Höhe der Aufwandsentschädigung bemisst sich an der Höhe der Einnahmen der Kulturnacht. Wir geben bei der Anmeldung den voraussichtlichen Auszahlungsbetrag für Ihr Projekt an. Der Betrag ist aber nur eine Schätzung auf Grundlage der Bedingungen des Vorjahres, kann also nicht garantiert werden.
7.4. Die Höhe der Aufwandsentschädigung bemisst sich an einem Punktesystem nach folgenden Kriterien:
7.5. Damit wir allen Mitwirkenden zeitnah den Betrag ausschütten können, setzt das Organisationsteam einen Termin fest, an dem Ihre Abrechnung spätestens vorliegen muss (in der Regel 2 Wochen nach der Veranstaltung). Sollten Veranstalter ohne Rücksprache erst später abrechnen, können sie bei der Ausschüttung nicht mehr berücksichtigt werden.
7.6. Alle nicht an uns zurückgegebenen Bänder werten wir als verkauft, außer diese sind ausdrücklich als Freibänder für Behinderte in der Abrechnung aufgelistet (Kinder bis 12 Jahre haben freien Eintritt und benötigen kein Eintrittsband – vgl. Nr. 6.6).
8. Rechtliche Hinweise zur Datenspeicherung
8.1. Die Mitwirkenden erklären sich mit der Speicherung und Verarbeitung der von Ihnen angegebenen Daten zum Zwecke der Kulturnacht einverstanden.
8.2. Die Mitwirkenden erklären mit dem Eintrag ihrer Daten, dass sie über die Rechte zu den betreffenden Texten und Bildern verfügen. Sie stellen diese ausdrücklich für die Zwecke der Kulturnacht (Programmheft, Internet, Öffentlichkeitsarbeit/Presse) honorarfrei zur Verfügung.
8.3. Das Organisationsteam behält sich vor, eingegebene Programmtexte redaktionell zu überarbeiten und Fotos für das Format des Programmheftes anzupassen (dabei ist die Änderung des Seitenverhältnisses möglich).
Teilnamebedingungen zur Kulturnacht
Neuformulierung vom 15.03.11 auf Grundlage der Beschlüsse des Organisations-Teams vom 15.03.11.
Die Teilnahmebedingungen zur Kulturnacht zum Herunterladen.
